Gestionale web per agenzia web e di comunicazione

Il gestionale è nato diversi anni fa, per aiutare la nostra impresa a migliorare e ottimizzare la gestione sia interna che nei rapporti con i nostri clienti. Nel tempo è cresciuto e si è evoluto fino a diventare un prodotto maturo e molto utile, ormai indispensabile, per la gestione delle attività. 
L'evoluzione è nata da esigenze che nel tempo si sono presentate per la gestione dei servizi e attività per la nostra agenzia, ovviamente il crm è personalizzabile per esigenze diverse  e flussi operativi propri. Alla base c'è sempre il framework proprietario che rende ogni modifica agevole ed, essendo completamente scritto da noi, possibile tecnicamente. Questo lo rende un prodotto per clienti esigenti che vogliono usare un software completamente personalizzato ed estendibile nel tempo, sena vincoli o limitazioni tecniche proprie dei crm open source o pacchettizzati.

Con il nostro gestionale web per web agency riusciamo a tenere sotto controllo tutte le attività della nostra web agency, cosa che prima veniva fatta comunque ma con maggiore difficoltà e dispendio di risorse ed energie. Ad oggi il crm, che è sempre in continua evoluzione, pur non essendo ancora ottimizzato per l'utilizzo da mobile, è comunque utilizzabile dallo smartphone, tuttavia è consigliabile l'uso dai PC e anche dai tablet per l'uso in mobilità.
Diciamo che l'esigenza è rimandabile vista anche la grande quantità di dati gestiti che rende, per il suo utilizzo, necessario un PC fisso o almeno un tablet per l'utilizzo comodo. 

Il software per agenzie web realizzato permette di gestire:

- anagrafiche clienti
- anagrafiche fornitori
- anagrafiche servizi
- gestione operatori
- scadenze servizi e notifiche 
- gestione domini e scadenze con notifiche
- gestione ticket assistenza con notifiche
- gestione task operatori con notifiche
- gestione piani SEO con notifiche
- gestione piani SEM con notifiche
- gestione progetti
- gestione ore manutenzione su progetti e report
- gestione preventivi
- gestione fatture emesse/ricevute (export xml con fatturazione elettronica Aruba)
- gestione credenziali e accessi
- gestione curriculum
- gestione modulistica
- gestione F24
- gestione spese/uscite
- gestione comunicazioni con i clienti con notifiche
- gestione log e visualizzazioni mail/notifiche
- altre gestione minori

Il software prevede inoltre la possibilità di sapere quando una notifica/mail inviata dal crm è stata letta dal cliente e permette di avere diversi livelli di accesso per tipologia. Attualmente è disponibile un accesso /admin per l'amministratore, un accesso /operatore per i collaboratori, un accesso /cliente per consentire al cliente di accedere e gestire le proprie informazioni e le attività a lui legate (servizi, fatture, ticket e altro).

Nei prossimi mesi è previsto il restyling completo per adattare il layout al migliore uso con mobile e rendere più scalabile l'intera soluzione. 

Grazie al gestionale web per web agency siamo riusciti ad ottimizzare moltissimo il nostro lavoro, riducendo la necessità di personale e migliorando la comunicazione con i clienti. Abbiamo traccia di tutto quello che succede in azienda e ognuno di noi può essere informato sulle attività collegate ad un progetto che ha in carico. Insomma è uno strumento che oggi sarebbe inpensabile non avere, siamo oramai abituati a collegarci da subito la mattina e lo chiudiamo solo a lavoro finito. Inoltre è ottimo per gestire il lavoro specialmente con risorse remote, potendo gestire le priorità, lo stato delle attività, le note e tante altre info utili.

Analisi

Lucasweb srls
https://crm.lucasweb.it

In fase di analisi sono emerse diverse attività gestite in maniera poco organizzata che richiedevano l'uso intensivo di fogli excel e moduli in cartelle poco strutturate e collegate . Quando lavori nel web, hai una web agency e cominci a fare tante, troppe cose, molte possono sfuggire e si tratta di cose importanti. Basta fogli excel, file per ricordare le attività, le manutenzioni, i dati dei clienti e tanto altro. La confusione ci ha portati a organizzare e ottimizzare le informazioni in un gestionale web. La situazione era difficile:

⛔ Nessuna gestione scadenze domini
⛔ Archivi anagrafici diversi
⛔ Nessun controllo sui task
⛔ Nessuna gestione web delle attività
⛔ Fatture manuali o esterne sganciate
⛔ Nessuna area cliente per info
⛔ Preventivi sparsi e dimenticati
⛔ Richieste e lead senza controllo

L'avvio del progetto crm è stato molto lungo, ma ad oggi il tool permette di gestire tantissime cose via web in maniera organizzata e strutturata. E' divenuto uno strumento "indispensabile" senza il quale davvero oggi non sapremmo come gestire la grande mole di dati e di attività.

Obiettivi

L'obiettivo del progetto è stato quello di creare un sistema di gestione web per tutte le attività proprie di una web agency. Ovviamente il prodotto deve essere personalizzato, ma il framework interamente sviluppato da noi, permette di adattare e modificare il prodotto per eventuali attività simili o che abbiano esigenze sovrapponibili. L'obiettivo era di rendere la gestione delle attività organizzata e precisa attraverso un tool web che tenesse conto di tutto e che possa, oltre che gestire le attività interne, poter comunicare con i clienti in maniera precisa e puntuale. Tra gli obiettivi c'era infatti anche quello di migliorare la comunicazione con i clienti fornendo notifiche puntuali sui servizi e le scadenze, attraverso anche una area cliente a loro dedicata.

✅ Creazione di crm web
✅ Multilivello per tipo di accesso
✅ Livello admin / operatore / cliente
✅ Uso ovunque attraverso il web
✅ Automazione delle notifiche
✅ Sistema di controllo qualità interno
✅ Monitoraggio e reportistica

L'ambizioso obiettivo ad oggi è stato pienamente soddisfatto, abbiamo realizzato un prodotto innovativo e non presente sul mercato con lo stesso livello di integrazione e complessità. Il gestionale permette di avere sotto controllo l'intera attività di una internet web agency e di attività operanti nel settore dei servizi come agenzie di comunicazione e freelance.

Strategia

La strategia per la realizzazione di un prodotto gestionale crm web personalizzato è sempre una cosa affascinante. Significa comprendere le esigenze e il flusso di lavoro dei clienti, in questo caso il cliente siamo stati noi stessi, quindi siamo stati agevolati. Abbiamo cominciato a ragionare sulla struttura delle tabelle e delle attività/dati da gestire. Abbiamo poi iniziato a realizzare le attività critiche di gestione e man mano abbiamo integrato i processi e le logiche di business su tutti gli altri processi.

⭕ Tool UML per la fase di analisi
⭕ Progettazione banca dati
⭕ Pianificazione logiche di business
⭕ Creazione tabelle e data entry
⭕ Scrittura codice processi urgenti
⭕ Estensione sui processi restanti
⭕ Fase test e bugfix primo utilizzo
⭕ Monitoraggio ed estensione logiche

Il prodotto ha seguito dei processi precisi ed oggi siamo contenti di usare il crm per gestire tutta la nostra attività. Questo permette di ottimizzare il lavoro e permette quindi di poter ottimizzare al meglio la forza lavoro con risparmio di costi e tempi di gestione. Inoltre consente di avere traccia di tutte le attività ed evita fughe economiche dovute a dimenticanze e controlli mancati.

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Personalizzazione e unicità

Ogni progetto realizzato da noi, anche se basato sul nostro WebFramework di sviluppo, è completamente unico e personalizzato secondo le specifiche esigenze del cliente.

Estendibile ed integrabile

Il nostro robusto framework di sviluppo è estendibile secondo le necessità future e integrabile con tutti i sistemi e gestionali già esistenti in azienda anche in modo automatizzato.

Supporto continuo e assistenza h24

Siamo consapevoli dell'importanza della tua presenza online. Per questo abbiamo un supporto clienti efficiente e sempre operativo 24/7/365. Non sarai mai da solo.

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